大多數生鮮配送企業的采購現狀：采購價格難管控、采購員與供應商單向溝通容易出現腐敗，采購人力成本高…面對采購中的這些死結：“價格結”、“腐敗結”、“成本結”,好的配送公司是如何把控好采購管理呢？
01
配送企業的采購方式有很多種，常見的大概有：批發市場自采、供應商送貨和產地直采。自采是指配送企業自主安排采購人員，依據訂單或預采數量在附近農貿批發市場進行采購。
供應商供貨是大部分配送商的供貨模式，由采購員或配送企業老板直接選擇合適的供應商為配送公司提供生鮮商品，并簽定一定期間的供貨合同協議。
產地直采是盡可能簡化了采購渠道，從基地/農戶直接到配送公司，同時也簡化了農產品在流通的物流環節。
也有的公司采取產地合股經營、訂單種養、合作社聯辦包銷、全國聯采、合作進貨等其他方式。不同的采購方式有其優缺點，關于采購方式觀麥在這篇文章做過詳細解讀。（點擊閱讀>>>生鮮企業采購命脈的破局之道）
生鮮價格變化很大，批零差價大，很多商品價格變動幅度全年能達到10％以上，大多商品價格是一天一個價。?
生鮮產品的品種季節性很強，這些商品均在短短的一個時期集中上市，在生產、銷售和價格上都表現出明顯的季節性的變動趨勢。受天氣變化、季節變換、自然災害等因素的影響很大，這些都是自然不可抗力的因素風險；
生鮮產品大多為初級農副產品，其質量目前還主要沿用感官鑒定，缺乏統一的質量標準，造成質量分級定價上標準制定困難。
生鮮食品保質期短，易變質、易腐敗，損耗大大高于其他產品。
由于生鮮產品價格變動較大，采購人員詢價定價困難，同時也增加了對吃拿回扣等腐敗的控制難度；由于難標準化，采購人員對供應商的質量比對和控制困難，也給采購人員降低質量謀取私利留下空間。
而采購人員的職業素養和談判水平也會直接影響采購價格，驗收質量。采購完成之后，未能妥當存放、物流運輸不暢，也會對生鮮果蔬造成極大的損耗。
中國一年損耗的果蔬超過上億噸，比很多國家一年的果蔬總產量還多。國內水果的商品果成品率只有50%到60%，流通過程中帶來的損耗高達30%。而其中很大一部分，是流通中采購的失誤造成。
采購過程中不確定性、復雜性加大，存在各種風險，稍有不慎就會給企業造成巨大的損失。配送企業到底該怎么辦呢？
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如何管控好采購環節，制定嚴格合理的制度必然是第一位，可以參考某年營收超20億的公司的制度：
雙人制?一名采購員，一名記賬員。
輪流制?半個月采買定期（一周或半月）采買搭檔與市場品類更換一次品種更換一次。
雙賬制?采購員做對賬，記賬員做記賬。
日清制?當日用款在記賬單上實制日清日結，用領 款，實付、回款。退貨款，轉入轉正款方 式管理，必須有長款，不允許有短款。
嚴肅制?不準涂改，不準隔日帳，不準重復帳， 不準有雜費帳。
追責制?數量異常，損耗異常，價格異常等嚴肅追蹤、處理。
定向制?配送同類合格檔口，定向拿貨采買，不定期不定向價格對比。
上單制?記賬品種必須是配送單上的品種，非上單品種不準入賬，晚采購憑入庫單驗收核銷，早采購憑驗收或申購數、銷售數、損耗數核銷。
對比制?用市場調查價，同行采購價，供應商送貨價，網站公布與采購作業人員價格進行對比。
時限制?每日采購記賬單需次日17:30前審核完畢。
除了做好制度上的要求以外，我們還要培養采購人員建立兩大意識。
高度的二分錢采購成本意識，價格雖然只相差了2分錢，但是經過規模和時間的放大，將造成成本提升。
舉個例子:某配送公司的采購談判中讓步了0.02元/斤，認為這就是個微乎其微的事情。但是我們來看一個結果，1500000斤/月×0.02=30000元 ，隨著時間和規模的效應成本就越大。
嚴肅損耗意識，采購不僅僅是談好價格買回來就完了，如果驗收時掉以輕心不注意供應商運輸的損耗，或者在收貨入庫時不好好管理，也會造成很大損失。所以采購部門同樣要具有損耗意識，在談判或者驗收時采取適當措施規避或獲取更多利益。
舉個例子：某配送公司損耗1000元/月，按凈利5％計算，須配送出20000元貨品才能掙回。損耗包括不合理加工損耗、質量損耗、退貨損耗，其中質量損耗就需要采購人員把控。
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采購部門的績效管理，可能有別于普通部門的績效管理。這是充滿油水的一個部門，如果管理和監督機制沒有制定好，結果可能只是將腐敗的層級拉高。采購部門的績效管理該怎么做呢？我們來看看河南品中配送公司的優秀做法。
供應商希望通過給采購員回扣，獲取更高的供貨價，這就是采購腐敗產生的根源。我們配送公司的要求采購員能夠為公司爭取最低的價格，那獲取低價又代表著采購員吃不到回扣。怎么解決這個腐敗問題，更好的管理采購部門？我們可以把采購員壓低價格節省的成本，作為獎勵發放給他們。
生鮮配送企業可以依據歷史數據，把半年或一年內基本穩定的價格或周期平均價格制成價格目錄，作為對采購部門的獎懲標準價格。每位采購員分管不同的生鮮品類進行采購，低于價格目錄采購的，節約的成本按一定比例獎勵給采購員和采購經理。
這個獎勵的比例該設置多少呢？配送老板們不能吝嗇，這個比例必須能夠激勵采購部門降價談判，讓他們選擇放棄吃回扣，有時候全部作為獎勵也不是不可；高于價格目錄采購的，超支部分也要由采購員及其部門經理以一定比例承擔。
對于價格目錄也要定期更新，輪換采購員分管的品類，這樣才能保證考核的有效持續。通過這樣的績效考核管理，可以提高采購人員壓制采購價格的積極性，減少腐敗，降低采購成本。
一個好的采購必須要要有掌握市場行情的能力，對季節性蔬菜要有明確的判別，及時掌握市場行情。同時也要對各類蔬菜的主產區，產區市場、天氣等情況隨時掌握。如山東壽光盛產根莖類、葉類菜蔬菜，市場上辣椒原產地多在陜西、山東、廣西、云南等地，云南昆明、湖北、福建、甘肅蘭州多葉類菜。
采購人員的人情交際能力也很重要，信息的獲取最快的往往是熟人告知，與農批市場的供應商們搞好關系，能夠第一時間知道市場的變化。維護好與供應商的關系，也是十分重要的。
采購管理信息化最大的好處就是透明化，讓采購環節的對接在線上可視化。不管是從供應商選擇來說，還是內部采購管理，都能夠大大的減少看不見的腐敗。而通過互聯網信息化管理，讓采購的詢價報價，供應商選擇等工作都更快捷方便，使得市場價格更透明，采購效率也會更高。
觀麥系統在訂單錄入后可以自動生成采購任務，分配下發給采購人員，采購人員通過采購APP上收到的任務即可開展采購。還能讓供應商登錄供應商賬號進行報價競價，在線比對選取最優。而且所有采購歷史數據都能夠在系統中保存，生成采購人員績效管理情況。
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采購管理不應當僅僅局限于內部環節的管理，對于供應商的管理也是一門很大的學問。對于供應商的管理可以從以下幾個方面進行。
在供應商選擇初期，要求供應商齊全提供資質，證件等相關資料，配送公司采購前往場地考察合格，看看合作過程提供完善的單據。
生鮮產品的價格變動很大，那么對于供應商的報價也就更需要結合市場調查進行周期性報價。盡量選擇多家供應商報價，最好是三家以上。對于價格的管理我們還可以參照同行的價格，或者讓不同的采購人員詢問報價。
供應商的定向管理也尤其重要，我們可以從品牌、質量、服務等方面選擇多家進行對比。
建立供應商的資質檔案目錄，及時更新資料，建立供應產品提供的有效檢測報告。關注合同日期，費用，返點費用，稅票提供，，節假日贊助
與供應商簽訂的合同，一定要在合同列好相關違約處理方案，數量短缺處理方案；對供應商建立考核制度，對供應商的合作情況進行定期評價。
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